Eventos y etapas

Un evento es la carrera o el raid que organizas: tiene sus etapas, sus clases, los inscritos y un equipo que trabaja contigo. Cada etapa usa un roadbook revisado en el Studio y congelado en una versión que ya no cambia: es la que llega, cifrada, a los teléfonos de los pilotos y la que el servicio usa para calcular las clasificaciones.

El recorrido completo, en orden:

1. preparas los roadbooks en el Studio y guardas una versión de cada uno (Versiones y comparación);
2. creas el evento, las clases y las etapas (este capítulo);
3. eliges las reglas de la etapa;
4. cargas los inscritos y asignas las horas de salida (Inscritos, horarios y desbloqueo);
5. el día de la carrera sigues el directo y las clasificaciones y después lo revisas todo en el replay.

Quién puede organizar

El rol de organizador lo da un administrador (Administración › Usuarios › Hacer organizador, véase Usuarios y roles). A partir de ese momento aparece Eventos en la barra del Studio. Durante la fase de prueba el rol se pide escribiendo a info@rallypov.it.

Crear el evento

En Eventos pulsa ＋ Nuevo evento y escribe nombre, lugar, fechas de inicio y fin, zona horaria e idioma del evento. La primera vez (y cada vez que el texto cambia) la ventana también te pide aceptar el acuerdo de corresponsabilidad sobre los datos de carrera (véase más abajo).

Nuevo evento: la zona horaria es la del lugar de la carrera; abajo, el acuerdo de corresponsabilidad.

• La zona horaria importa: horas de salida, desbloqueos y clasificaciones se leen en esta zona, aunque tú o los pilotos estéis en otro lugar.
• El idioma del evento es el de las invitaciones para quien todavía no tiene cuenta; quien ya tiene cuenta recibe los correos en su idioma.

El acuerdo de corresponsabilidad

En una carrera, los datos de los pilotos (inscripción, posición en etapa, directo, clasificaciones, replays, informes) los tratáis juntos, tú y M@trix: sois corresponsables del tratamiento (art. 26 del RGPD). En resumen:

• tú decides el evento, las reglas, las decisiones deportivas y las correcciones manuales, recoges los datos de los inscritos (y el consentimiento de los padres para los menores) e informas a los pilotos con el reglamento particular;
• M@trix gestiona la plataforma, los medios técnicos, la seguridad, los proveedores y la conservación de los datos;
• para los derechos de los pilotos hay un punto de contacto único; las violaciones de datos se notifican mutuamente en un plazo de 48 horas.

Se acepta una vez, marcando He leído y acepto el acuerdo de corresponsabilidad en la ventana Nuevo evento; Leer el acuerdo abre el texto en la página de Privacidad. La fecha, la hora y la versión de la aceptación quedan registradas. Si el acuerdo cambia, la nueva versión se pide al crear el evento siguiente; los eventos ya creados se quedan con la versión que habías aceptado.

El evento se abre en la pestaña General. Arriba están las pestañas General, Etapas, Inscritos, Horas de salida, Carrera (en directo), Resultados, Replay, Vista del piloto y Registro de cambios.

General: datos del evento, clases y equipo.

Datos del evento

Además de nombre, lugar y fechas encuentras:

• Visibilidad: Privado (solo lo ven el equipo y los inscritos), No listado o Público. Las páginas públicas de resultados, directo y replay se activan aparte, desde las pestañas Resultados y Replay.
• Desbloqueo de las etapas: cuándo se descarga el paquete cifrado (por defecto 48 horas antes), cuándo se abre (20 minutos antes de la salida de cada piloto) y cuándo se quita del teléfono (12 horas después del final de la etapa). Cada etapa puede tener sus propios tiempos.
• Mapa sin conexión: los inscritos GPX reciben siempre el mapa de la etapa; aquí decides si dárselo también a los pilotos RoadBook (por defecto: no).

Conservación de los datos de carrera

El recuadro Conservación de los datos de carrera indica cuándo se eliminan los datos de la carrera: tracks, replays, informes y registro de decisiones se conservan 3 años desde el final del evento y después se eliminan solos. Se mantienen el evento, las etapas, los inscritos, las horas y las clasificaciones, mientras el evento esté publicado. Treinta días antes recibes un email con el enlace a la exportación.

Exportar todos los datos del evento (ZIP) descarga en cualquier momento el archivo completo: evento, clases, etapas, equipo, inscritos y horas, resultados, correcciones, registro, comentarios, un track GPX y las acciones de la app de cada salida, y las posiciones del directo. Si hay una reclamación, un recurso o una solicitud de una autoridad, un administrador puede marcar una impugnación en curso: mientras dure, no se elimina nada.

Conservación de los datos de carrera y exportación completa.

Clases

Moto, Coche, Quad, Open o las que uses tú: las escribes en el recuadro Clases (o se crean solas cuando cargas los inscritos). Después, cada clase puede tener ajustes propios en cada etapa.

Equipo

En el recuadro Equipo añades a los colaboradores con el correo de su cuenta de RoadBookAI y eliges el rol:

Rol	Qué puede hacer
Director de carrera	datos, etapas, clases, reglas, versiones de última hora, inscritos, horarios; habilita y bloquea pilotos; correcciones de las clasificaciones
Cronometrador	lo ve todo y escribe las horas de salida
Tutor del evento	lo ve todo y comenta los replays de los pilotos
Solo lectura	lo ve todo, no cambia nada

Solo tú, como organizador, gestionas el equipo y eliminas el evento. Quien no forma parte del evento ni siquiera lo ve.

Las etapas

Arriba, en la pestaña Etapas, están también Reglas del evento (las reglas de salida de cada etapa nueva, que puedes aplicar a todas las etapas) y Perfiles de reglas (véase Perfiles del organizador). Después pulsa ＋ Nueva etapa: nombre, fecha, tipo (Prólogo, Sector selectivo, Enlace), salida (Parada, Lanzada, Lanzada libre), tiempo máximo, límite de velocidad general, si cuenta para la clasificación general y si el mapa sin conexión llega también a los pilotos RoadBook (Como el evento, sí, no).

Cada etapa muestra el roadbook congelado, la versión, los km y las notas.

Los ajustes de la etapa.

El tipo de salida decide cómo se mide el tiempo:

• Parada: cada piloto tiene su hora en el DSS; la etapa se le abre unos minutos antes.
• Lanzada: hay una ventana de salida (por ejemplo 60 minutos) y el tiempo empieza cuando el piloto pasa el DSS.
• Lanzada libre: el piloto sale cuando quiere durante la jornada; el tiempo empieza en el DSS.

Congelar el roadbook

Cada etapa necesita su roadbook. Elige un roadbook del Studio (tuyo o compartido contigo con permiso de edición) y una de sus versiones guardadas: se copia en el evento con una huella de control y desde ese momento ya no cambia, aunque sigas trabajando en el borrador del Studio. El recuadro de la etapa indica qué roadbook, qué versión y cuándo se congeló.

Antes de congelar, revisa los waypoints: DSS y ASS delimitan el sector, y los radios y las penalizaciones son los que usará la app y los que controlará el servicio.

Ajustes por clase

Clases abre una tabla con una fila por clase: si la clase corre la etapa, tipo de salida, hora o ventana, tiempo máximo, límite de velocidad, si cuenta para la general y la alarma de fuera del track. Los campos vacíos quedan como la etapa.

Cada clase puede cambiar solo lo que necesita.

Versión de última hora

Una pista cerrada, un vado crecido, una nota que corregir la noche anterior: en el Studio corriges el roadbook y guardas una versión nueva (las notas cambiadas reciben MODIF y NEW NOTE solas). Después, en la etapa, pulsa Versión de última hora, elige la versión y escribe el motivo (por ejemplo "MODIF nota 41: pista cerrada, desvío a la derecha").

El piloto lee el motivo en el aviso.

Al pulsar Congelar para la etapa:

• los paquetes de los pilotos se regeneran;
• las apps reciben un aviso con el motivo y la lista de notas cambiadas;
• si un piloto ya ha abierto la etapa, en el cockpit aparece el aviso con Aplicar ahora o Más tarde: al aplicarlo, odómetro, waypoints validados y cronómetro se quedan donde están.

El historial Versiones de la etapa queda en la ventana.

Registro de cambios

Cada cambio en el evento, las etapas, los inscritos, los horarios y las clasificaciones queda en el Registro de cambios, con quién lo hizo y cuándo. Es la referencia cuando, después de la carrera, alguien pregunta "¿quién cambió esa hora?".

El registro: hora, autor, acción y detalle.